EXCEL 表格那些事儿

2021年7月2日

目录

1.表格下拉

2.为什么丢失数据

3.表格那么大，怎么固定表格

4.快速分离表格

5.编码中的0不见了

6. 身份证号码这是怎么了

7.我的数字为什么不能计算

8.快速准确输入性别、单位等

9.想怎么排就怎么排

10.一键对比数据

11.数据透视

表格下拉

1. 表格右下角的 + 号

• 横拉 、 竖拉：（字母没用）

   - 只有数字：数字不变，不会递加
   - 有数字和汉字：数字递加
  

2. ctl+表格右下角加号，出现两个加号

• 横拉 、 竖拉：（字母没用）

   - 只有数字：数字递加
   - 有数字和汉字：数字不变，不会递加
  

  

3. 公式法

   $ 固定符号
   如：在一个表格里输入 =$B$2 ，要固定行还是列，在前面加固定符号
   再拉不会自动加“字符”

为什么丢失数据

excel能装多少数据？

  - 2003 前
    文件后缀：.xls
    行R: 65536
    列C：256
  - 2007 后
    文件后缀： .xlsx
    行R：1048576
    列C：16384

因为版本问题，如果超出2003的最大容量，使用安装兼容包的excel2003打开，会只显示65536行数据；如果另存为.xls文件，后面的数据会丢失

表格那么大，怎么固定表格

当数据比较多行的时候，可以使用冻结窗格来固定表头。

点击一个格子--->视图--->冻结窗格--->冻结窗格
注：是该表格的上方和左方表格被固定

• 选中

   -  ctr+A： 全选
   -  ctr + shif + ↑↓←→  可逐步选取
  

快速分离数据

当内容都挤在一列，可用分列来操作：

数据--->分列

选择使用分隔符或固定宽度分列，可改变列数据格式

编码中的0怎么不见了

设置单元格格式（ctr +1 ) ---> 数字 ---> 自定义（改变类型，如想要7位数字，键入：0000000）
---> 选中复制粘贴到text ---> 复制 --->  设置单元格格式 ---> 数字 ---> 文本  ---> 粘贴
因为自定义后只是看上去有0，但是实际并没有添加0，上述方法将数据变成了文本格式

• 知识补充

  - 单元格格式默认为”常规“，如果输入的数值前面带”0“，系统会自动忽略
  - 文本格式的单元格一般显示为左对齐，左上角有个绿色的小三角
  - 数值格式一般右对齐
  - 快速输入文本的方法，首先输入一个英文状态下的单引号，再输入数字
  

身份证号码这是怎么了

身份证号码和工资卡号过长，容易变成科学计数法，或者后面的数字会变为0，需要输入文本格式

• 知识补充

  -  Excel中默认的数字显示11位，如果超过11位，则用科学计数法显示
  -  Excel中默认数值如果超过15位，15位后的非0自动变为0，且不可逆转
  -  计算字符串长度的公式：=len(需要计算的单元格)
  

我的数字为什么不能计算

因为数值是文本格式，文本无法计算。需要将文本转换为数据

  - 直接修改
    选中需要修改数据，左上角出现！号，点击转换为数字

  - 选择性粘贴
     复制一个空的单元格 ---> 选择数据 ---> 选择性粘贴 ---> 选择加或减
     （相当于给所有的值+-“0”），文本会变成数据

  - 分列
     一直点，默认常规，变为数值
     缺点：只能一列一列转换

快速准确输入性别、单位等

• 三个取值函数（公式涉及符号必须是英文即半角）位数从1开始

  1. 从字符串“左起”取：=left(被取值单元格，取几位)
  2. 从字符串“右起”取：=right(被取值单元格，取几位)
  3. 从字符串“中间”取：=mid(从第几位开始取，取几位)
  

• 快速填充

  - 2013以后的新增功能，自主找寻规律填充（WPS不适用）
  - 在D2单元格输入“重庆”，点击D3单元格，数据--快速填充（ctr+E),自动填充
  

  

• 自定义格式

  自己输入的时候，可以在单元格中用1和0输入，自动显示男和女

  选中单元格---> 设置单元格格式（ctr+1) ---> 数字 ---> 自定义 （如：类型：[=1]"男";[=0]"女"）
  
  - 批量输入单位： 自定义（G/通用格式"cm") 
    - 注：符号必须为英文（半角）
  

• 数据验证/有效性 -- 验证输入数据/ 下拉框

   选中列 ---> 数据 --->  数据验证 --- >设置 ---> 允许（如：手机号码，选择文本长度，设置长度；
   如：下拉框， 序列，来源（可自己输入，也可以选择）） --->  出错警告
  

想怎么排就怎么排

• 默认排序：

• 用”排序“批量制作密码条

  增加辅列，辅助列内容为1，2，3，...，自定义排序，按照辅助列排序。
  

• 配置自定义序列（2019）

   选排序规则 --->  文件 ---> 选项 ---> 高级 --->  编辑自定义列表 ---> 导入 
   ---> 排序时应用 ---> 自定义 ---> 次序
  

一键对比数据

• 删除重复项

  选中单元格 ---> 数据  ---> 删除重复值 ---> 选择列
  删除重复项后，默认保留的时最上面行的数据，可以排序后再使用该功能
  

• 两列数据顺序一致

  -  函数比较
     =IF(判断条件，”真“返回的值，”假“返回的值)
  
  - 定位条件
     ctr+G ---> 定位条件 --->   选择行内容差异单元格
  

• vlookup 函数

  =  VLOOKUP( 查找，在哪个范围找，找到后返回值所在行右侧的哪个值，0)
     1. 将与被查找值同属性的数据放在查询范围的第1列，，如下D列
     2. 查到后，向右反馈相应次序的值，如，如下返回值2，即返回E列
     3. 公式最后一个0，即精确查找的意思;1,近似查找
  

  

• 大量数据对比

   如两个表格的数据对比（两个表格结构得一致）：
   复制一个表格的数据到另一个表格 ---> 选择性粘贴 ---> 减
  

数据透视

  使用数据透视，所有列得有名称

 选中需要统计的数据 ---> 插入 ---> 数据透视表 ---> 确定 ---> 
 将需要统计得字段拖曳至相应的 ”行、列、数值“区域 ---> 值字段设置

数据透视扩展